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Dopo aver analizzato il panorama fieristico,discusso degli obiettivi che dovrebbero guidare

la partecipazione a una manifestazione fieristica,dei vantaggi attesi,dei‘benefici nascosti’e dei miti
da sfatare,proviamo ora a vedere come pianificare,progettare e condurre una presenza da espositori
in fiera,cercando di ottimizzare i risultati direttie indiretti.
 
Il circolo virtuoso
 
In sintesi
 
Un’efficace partecipazione a una fiera si costruisce partendo da lontano.
Come per ogni investimento aziendale ragionato.Si tratta quindi di valutare
le premesse nell’ambito delle strategie aziendali,selezionare target e
mercati,scegliere di conseguenza la manifestazione, decidere le modalità
di partecipazione,coinvolgere i clienti (e non solo), gestire la presenza
fieristica, raccogliere le informazioni e valutare i risultati.Per poter far
meglio la volta successiva.
 
Come organizzare la presenza in fiera?in primo luogo ricordandosi che se la durata media di una fiera 
è di 4-5 giorni,che vanno raddoppiati per le attività di allestimento (montaggio) e smontaggio
dello stand,la fase preparatoria dura molto di più:anche parecchi mesi.
Ma ancor prima va iniziata la fase di pianificazione,che dovrebbe rientrare nell’annuale pianificazione di attività di
un’azienda.Naturalmente,le operazioni sono sensibilmente semplificate quando la presenza a una manifestazione diviene
ripetitiva (anche se dovrebbe essere costantemente tenuta sotto osservazione),perché molte azioni non sono più necessarie
o sono comunque notevolmente semplificate.Tuttavia,la partecipazione a una fiera deve rispondere a domande del tipo:
A quale target ci rivolgiamo?
Che cosa vogliamo comunicare?
Quali sono gli obiettivi commerciali/di marketing?
Quale budget mettiamo a disposizione?
Quali altre attività connesse intendiamo mettere in cantiere?
Detto questo, occorre defi nire un piano che, come un loop che si ripropone ogni anno (o a ogni partecipazione fi eristica), passa per
queste fasi:
Pianifi cazione dell’attività (vogliamo partecipare a una fiera?)
Analisi e selezione (che cosa offre il mercato, che cosa scegliere?)
Preparazione operativa (contatti con organizzatori,allestitoriecc.) e stima costi
Preparazione commerciale (selezione target,invito clienti)
Gestione operativa (attività in loco)
Comunicazione allargata
Follow-up
Analisi costi e ritorni
 
la pianifi cazione
 
La partecipazione a una fi era è un qualifi cante processo aziendale.
Un processo che richiede del tempo, dei mezzi, ma soprattutto ‘visione’e convinzione.
Il punto di partenza è un’analisi costi/benefi ci,che poi dovrà essere verifi cata anche a conclusione del processo stesso.
Incominciamo a conoscere la fi era, soprattutto se l’azienda non vi ha mai partecipato e tanto più se è all’estero.
Possiamo anche introdurre una stima di costi,per quanto approssimata, che sarà tanto più precisa quanto maggiore sarà 
l’esperienza in materia (partecipazioni precedenti alla stessa fi era o ad altre con caratteristiche comparabili).
Avremo poi modo successivamente di affinare le stime,sulla base dei riscontri ottenuti presso l’azienda e presso 
gli organizzatori.Una prima scheda informativa di questo tipo,dedicata alla manifestazione, può essere così composta.
 
scheda 1:la fIera
 
Nome della fi era
Luogo
Durata
Frequenza
Partecipanti alle ultime edizioni
- di cui, dall’area di interesse aziendale
Tipologia di prodotti
Gradi di ricopertura gamma aziendale
Maggiori aziende presenti
Qualifi cazione della manifestazione
Impatto sui clienti in essere
Potenziale impatto nuovi clienti
Costi stimati, di cui:
- costo stimabile ‘base’ (affi tto, iscrizione)
- costo stand, trasporto, allestimento
- costo personale
- costo trasferte
- costi marketing
- altri costi operativi
 
Una seconda scheda può invece essere impostata per valutare
contenuti e benefi ci attesi:
 
scheda 2: la partecIpazIone
 
Presenza che si intende attuare
(istituzionale, prodotto, ricerca partner)
Gamma di prodotti con cui essere presente
Novità particolari da lanciare
Grado di competitività dell’offerta aziendale
Obiettivi:
- immagine aziendale generale
- contatto clienti esistenti
- contatto nuovi clienti
- contatto media, vip, esperti ecc.
- valorizzazione personale interno
- market intelligence
- altri
 
Tutti i testi sono tratti dal testo "come in fiera "
Fondazione Fiera Milano Accademia di Management Fieristico
© tutti i diritti di Fondazione Fiera Milano Milano, giugno 2008